Inkludere alle i hybride møter: lettere sagt enn gjort!

Ordet hybrid kommer fra det latinske ordet hybrida, som opprinnelig refererte til avkommet av to forskjellige arter eller raser, spesielt mellom et villsvin og en tamgris. Ordets opprinnelse passer bra, for mange synes hybride møter er noe svineri. Hybride møter slipper vi imidlertid ikke unna. Da handler det om å forbedre møtene, og gjøre så godt vi kan for å inkludere alle.

Jo Herstad (førsteamanuensis, Universitetet i Oslo) inviterte meg til en workshop om hybride møter og inkludering i Upsala. Workshopen var i tilknytning til Nordichi-konferansen 2024. Jeg ble med, og gledet meg til erfaringsutvekslingen. Hybride møter brukes hver eneste dag på arbeidsplassen min, og ofte føler jeg at jeg som blind ikke inkluderes på en god måte. Det skyldes ikke uvilje, for i NAV der jeg jobber er det stor vilje til å gjøre både møter og andre ting universelt utformet. Delvis kan møter gjøres bedre med kompetanseutvikling på universell utforming og god møteledelse, men moderne samarbeid og møteformer er ekstremt utfordrende i forhold til å inkludere alle.

Jeg var mest spent på erfaringer fra brukere med helt andre forutsetninger og behov enn meg selv. På workshopen deltok forskere, interesseorganisasjoner for funksjonshemmede og noen enkeltpersoner (sånne som meg).

Her er en podcast fra reisen:

Hybride møter betyr at noen er samlet fysisk og andre deltar ved hjelp av lyd og video. Workshopen var hybrid, og mange av utfordringene med slike møter fikk deltakerne erfare i praksis:

• Tekniske utfordringer
• Utfordringer for brukere, for eksempel at de er mutet når de tror de snakker eller at de tror de er mutet når de ikke er det.
• Passe på at de som deltar remote blir sett når de vil ha ordet
• Forskjeller i lydkvalitet
• Og så videre

Det første som skjedde på workshopen var at vi ble delt inn i grupper. Gruppene skulle lage en «tin opp stemningen aktivitet» (ice breaker) som egnet seg i hybride møter. Det viste seg å være utrolig vanskelig. Det vil si: greit å finne på noe, men ikke enkelt å finne på noe som ikke ekskluderer noen. De fleste gruppene endte opp med å foreslå at hver enkelt fortalte noe «hvordan liker du best poteter», «si noe om en hobby», … En gruppe foreslo å mime en aktivitet og samtidig lage lyder. Godt tenkt, men lydene ble i praksis ubrukelige og jeg var sjanseløs da aktiviteten ble prøvd i praksis. Det viktigste med gruppearbeidet var vel selve diskusjonen, og vi fikk erfare at det var utfordrende å trekke med deltakerne som ikke var fysisk til stede. Mye enklere for oss som satt rundt samme bord og få dialogen til å flyte.

Etter gruppearbeidet diskuterte vi forslagene til ice breakere i plenum, men først og fremst utvekslet vi erfaringer om hybride møter. Det var mange erfaringer som førte til at noen hadde følt seg ekskludert:

• Lydkvalitet
• Viktig visuell kommunikasjon
• For høyt tempo og korte pauser
• Tekniske problemer, for eksempel dårlig nett
• Kognitiv belastning fordi det ble alt for mye å forholde seg til (visning på skjermen, skjermdeling, elektroniske tavler for kommunikasjon og samarbeid, poller, ...).

Jeg trenger neppe å ramse opp alle utfordringene, de har vi nok erfart alle sammen. Noen av utfordringene er selvsagt også de samme i fysiske eller kun digitale møter.

Det er viktig å presisere at noen workshop-deltakere var avhengige av muligheten til å delta hybrid. Kroniske smerter, utfordringer med mobilitet, psykiske utfordringer og flere andre ting kan gjøre det umulig for noen å delta i fysiske møter. Uten å kunne delta remote ville altså en del bli ekskludert fordi de ikke kunne delta fysisk på grunn av nedsatt funksjonsevne. For min del er dette en sterk motivasjon til å jobbe for best mulige hybridmøter.

Jeg kjenner meg veldig godt igjen i forhold til dette med kognitiv belastning. Fordi funksjonalitet og teknologi finnes skal vi bruke alt. Pratemøter er normalt ikke noe stort problem for meg, selv om det kan være slitsomt for eksempel på grunn av lydkvalitet. I jobbsammenheng er det imidlertid sjelden at det kun er prating. For meg med skjermleser er det utfordrende fordi jeg må høre på møtedeltakere, så kommer det samtidig noe i chaten som må leses med skjermleser, men så poster noen en lenke i Slack i stedet og vi skal legge tankene våre inn i et Figjam-board. Alt dette skjer mens skjermleseren skravler, diskusjonen går i møtet og noen viser en presentasjon på skjermen. Ofte er hjernen helt kokt etter lange hybridmøter, og ikke har jeg fått deltatt på samme måte som andre fordi det er alt for mye å forholde seg til. Andre funksjonshemmede har andre utfordringer, men mye koker ned til at det blir for mye å forholde seg til og ting går for fort.

Jeg spurte i Mortens teknologigruppe på Facebook hva folk synes om hybridmøter. Noen svar:

• De er teknisk vriene
• Hvis noen ikke kan møte fysisk, funker det best når alle møtes på nett. 
• Tja, bedre med alle på skjerm eller alle i rommet.

De fleste av oss har altså ikke veldig gode erfaringer med hybridmøter. Mange liker fysiske møter, men mange foretrekker jo også å slippe reising og ekstra bruk av tid. På en måte tolker jeg dette slik at vi egentlig synes hybridmøter er veldig OK, men at teknologien ikke er bra nok (siden de fleste gjerne deltar på rene digitale møter). Vi trenger bedre teknologi, og jeg synes denne kommentaren fra Facebook-gruppa oppsummerer ting bra:

Jeg liker muligheten til å delta selv om man ikke har mulighet til å være fysisk tilstede. Men det krever god møteledelse. Uten det, er det i så fall bedre at alle deltar digitalt hvis alle må delta, men ikke alle kan møte fysisk.

God møteledelse er gull, det er i alle fall ikke tull!

Kommenter gjerne i Mortens teknologigruppe.